W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie reakcją na presję.
W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma odpowiedzialności. Potem ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje brak decyzji.
Właściciel procesu i źródła danych
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. W pierwszym kroku określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.
Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: krótka checklista. Najpierw zbiera się informacje, następnie sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje niepełnego pliku. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się kontrola.
Aktualizacja procesu: co robić, gdy firma się zmienia
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. Najpierw identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, a na końcu aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb ratunkowy, tylko działa spokojnie.
W realnym scenariuszu najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zabezpieczenie spójności danych i dokumentów oraz gdy ważne są rejestry.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak miejsca dokumentów, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje rutyna, która jest krótka.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Reklama+
